Calcolo del risparmio di un gestionale personalizzato in azienda

Vogliamo con questi pochi esempi calcolare il risparmio effettivo e reale che aziende nostre clienti hanno realizzato utilizzando un Gestionale Personalizzato creato da Lolli Group.

 

Esempio 1 – Fatturazione Azienda Automotive

Noi spesso puntiamo sul risparmio che un sistema gestionale personalizzato possa produrre per una azienda.
Vediamo di calcolarlo con un piccolo esempio.
Una azienda del settore automotive, che fa manutenzione di veicoli a noleggio, utilizza personale in amministrazione per la preparazione e compilazione delle fatture riferite a circa 100/150 contratti mensili, per servizi a terzi.
Ogni contratto è diverso dall’altro. In alcuni casi la manodopera è inclusa, in altri è esclusa, così come per i pezzi di ricambio.
Prima dell’introduzione di un gestionale personalizzato, sia per la complessità dei calcoli, sia per la lentezza degli operatori, ogni mese venivano utilizzate circa 80 ore di lavoro per la preparazione delle fatture.
Altre 10 ore di lavoro servivano per la scansione delle fatture, la loro verifica (una persona leggeva le attività, l’altra ricontrollava gli importi), e l’invio della fattura scannerizzata via email.
Il gestionale personalizzato è stato sviluppato per distinguere ogni particolarità di ogni contratto, e per calcolare se un intervento dovesse essere inserito in fattura oppure no, così come i ricambi auto.
Alla fine dello sviluppo, il gestionale da solo realizza le fatture in circa 20 minuti di lavoro, e le spedisce autonomamente ai clienti, via mail, con una spedizione invisibile all’operatore.

Calcoliamo ora il risparmio

Per comodità aggreghiamo le ore di lavoro e le calcoliamo come fossero realizzate da un solo dipendente.

  • RAL Dipendente: 34.000 € / anno (circa 1600 euro netti al mese)
  • Aggiungiamo i costi INPS/INAIL/TFR, ecc. (all’incirca) e abbiamo la somma: 47.600 €/anno
  • Aggiungiamo anche un forfait pari a 1,34 per i costi cosiddetti “di struttura” (PC, sedia, locale, riscaldamento e condizionamento, contabilità dell’azienda e paghe, costi di produzione, pubblicità, costi commerciali, ecc.): 64.260 €/anno
  • Infine dividiamo per 190 giorni lavorati all’anno, 8 ore al giorno
  • Costo orario del dipendente: 42,28 € / ora
  • Costo medio mensile per la fatturazione su contratti e abbonamenti: 3.804 €
  • Costo medio annuale per la fatturazione su contratti e abbonamenti: 45.658 €
  • Costo medio per la realizzazione e sviluppo di un Gestionale Personalizzato adatto allo scopo: 350 €/mese

Risparmio complessivo annuale dopo l’introduzione del Gestionale per la SOLA attività di fatturazione: 41.458 € (quarantunomila 458)

E qui abbiamo calcolato l’impatto di UNA SOLA attività dell’azienda. Ovviamente il Gestionale Personalizzato non è creato per una sola attività, ma per molte insieme. Come minimo avremo, oltre alla fatturazione: gestione magazzino, ordini, preventivi, logistica, servizi esterni, e tutto quanto nelle attività aziendali, fino ad avere un solo software per tutta la gestione dell’azienda.

Se per una sola di queste il risparmio in una azienda di medie dimensioni è nell’ordine dei 40 mila euro all’anno, potete facilmente immaginare quanto possa essere il totale del risparmio.

Esempio 2 – Preventivi per artigiano nel settore zanzariere

Una azienda nel settore infissi si dedica a una nuova nicchia di mercato, lanciando la specializzazione verso le zanzariere.

Pubblicizzando l’attività sul web, riceve di continuo richiesta di preventivi personalizzati che devono essere calcolati sulla base di variabili quali modello, colore e tipo di zanzariera, ma anche dimensioni della finestra o porta a cui vengono applicate. Ovviamente la zanzariera ha un costo al metro quadro, e il cliente chiede il preventivo sulla base di misure (larghezza e altezza) e al numero di finestre. Talvolta il cliente non ha le misure, e chiede il preventivo specificando solo di avere finestre a una o due ante, oppure porte finestre.

Essendo il mondo delle zanzariere molto inflazionato, con una buona pubblicità web che abbiamo realizzato, le richieste sono almeno un paio al giorno.

I tempi precedenti di realizzazione di ogni singolo preventivo, creato su word e calcolato secondo una tabella excel per i costi delle singole zanzariere, erano nell’ordine di un’ora circa per ogni preventivo. Il titolare-responsabile faceva tutto da solo, togliendo tempo alle sue attività di artigiano.

Il gestionale personalizzato permette di realizzare un preventivo in diversi layout, in circa 10 minuti. Il solo tempo di inserimento dati.

Il gestionale non solo calcola i prezzi basandosi sulle misure e dati forniti, ma aggiunge le foto e la descrizione dei modelli di zanzariera utilizzati, prendendoli da un archivio e listino fornito dall’azienda produttrice, ma può anche realizzare il preventivo calcolando misure medie – comunque abbastanza ampie da comprendere ogni possibilità – qualora il cliente non fornisca misure esatte, ma solo il tipo di infisso a cui applicarle.

Il preventivo può naturalmente essere inviato direttamente via mail in PDF partendo dal gestionale, senza passare dallo scanner, e il tutto è accessibile via web, permettendo al cliente di calcolarsi, volendo, il preventivo in piena autonomia.

Calcoliamo il risparmio di tempo

In questo caso abbiamo un saving mensile pari a circa 2 ore al giorno, moltiplicate per circa 22 giorni lavorativi, 200 nell’anno. Utilizzando il gestionale si risparmiano 400 ore di lavoro all’anno.

Pur se il costo orario del titolare non può avere lo stesso valore del dipendente del calcolo precedente, per semplicità prendiamo un valore forfetario di 50 euro, estremamente basso. Abbiamo un valore annuo calcolabile in circa 20.000€.

Togliendo il costo del Gestionale, per semplicità lasciamo quello precedente di circa 350 €/mese, il savinga complessivo annuale per la SOLA attività di creazione e invio preventivi per l’artigiano è pari a 15.800 €/anno.

E, anche in questo caso, bisogna sottolineare che abbiamo calcolato UNA SOLA attività delle decine e decine che il gestionale personalizzato possiede e che vengono di continuo implementate, mese dopo mese, seguendo le indicazioni e le necessità dell’azienda.

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